Tipps & Tricks

So etablieren Sie ein digitales Gutscheinsystem

Umstellung eines bestehenden „analogen“ Gutscheinmodells
Wenn Sie bereits einen lokalen Geschenkgutschein in Ihrer Stadt etabliert haben, sind Ihnen die grundsätzlichen Vorteile bekannt. Sie haben Erfahrung mit den wichtigsten Kennzahlen und kennen bereits Ihre Teilnehmer. In diesem Fall liegt der Schwerpunkt unserer Zusammenarbeit in der Kommunikation der Vorteile und Chancen gegenüber den teilnehmenden Händlern, Gastronomen und sonstigen Dienstleistern und der interessierten Öffentlichkeit. Es geht darum, Vorbehalte und vielleicht sogar Ängste gegenüber digitalen Systemen abzubauen und die positiven Möglichkeiten und Erleichterungen erlebbar zu machen.

Unser Team hat jahrelange Erfahrung im Veränderungsmanagement. Wir unterstützen und beraten Sie bei der Kommunikation und helfen bei der Einführung vor Ort. Unser Ziel ist es, dass am Ende alle Beteiligten unsere Begeisterung für digitale Stadtgutscheine teilen.

Neueinführung eines digitalen Gutscheinsystems
Wenn Sie sich überlegen, einen neuen lokalen Geschenkgutschein in Ihrer Stadt einzuführen, dann entscheiden Sie sich direkt für ein digitales System. Denn Ihr Ziel ist es, dass der Gutschein möglichst schnell möglichst erfolgreich wird.

Bei der Neueinführung unseres digitalen Gutscheinsystems stehen wir Ihnen in allen belangen von A-Z zur Seite und unterstützen Sie beim gesamten Projektmanagement. Vom Gutscheindesign und -druck über die Marketingkampagne, die Teilnehmeransprache bis hin zur Definition Ihrer Abrechnungsprozesse begleiten wir Sie auf Wunsch Schritt für Schritt. Sie werden sehen: Mit unserer Unterstützung ist die digitale Einführung einfacher und schneller, als Sie das möglicherweise befürchten.

Umsetzungsplanung
Wenn die Entscheidung auf Ihrer Seite einmal gefallen ist, sollten Sie in beiden Fällen für den eigentlichen Prozess der technischen Einführung etwa sechs bis acht Wochen einkalkulieren. Selbstverständlich können wir das System deutlich schneller bereitstellen, aber die Erfahrung zeigt, dass es wichtig ist, alle Beteiligten umfassend mitzunehmen.

Nützliche Informationen

Lokaler Geschenkgutschein
Lokale Geschenk- oder Einkaufsgutscheine sind Zahlungsmittel, die wie Bargeld bei allen teilnehmenden Geschäften, Restaurants und sonstigen Gewerbetreibenden eingelöst werden können. Zielsetzung dieses in manchen Städten schon seit über 20 Jahren etablierten Modells ist die Bindung von Kaufkraft vor Ort. Besonders seit dem Aufkommen und der zunehmenden Verbreitung des Onlinehandels erfahren lokale Stadtgutscheine eine Renaissance.

Ausgegeben werden die Gutscheine in der Regel durch das Stadtmarketing, den Gewerbeverein, die Werbegemeinschaft oder die Stadt selbst. Aufgrund des zunehmenden Erfolgs werden immer mehr lokale Gutscheine digitalisiert, um die Verwaltung und Abrechnung beherrschbar und kostengünstig zu halten.

Schätzungen gehen davon aus, dass knapp über 50% der Städte zwischen 10.000 – 150.000 Einwohnern bereits einen Gutschein eingeführt haben. In fünf Jahren ist damit zu rechnen, dass 80% davon digital abgewickelt werden.

Steuerfreier Sachbezug
Gemäß §8 Abs. 2 Satz 11 EStG können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern einen sogenannten „Sachbezug“ in Form einer Sachleistung zuwenden. Sachleistung bedeutet, dass die Zuwendung nicht in Euro und Cent ausgezahlt werden darf. Beispiele für Sachbezüge sind u.a. Tankkarten oder Einkaufsgutscheine eines bestimmten Geschäftes oder eben auch Stadtgutscheine. Die Höhe darf 44 Euro pro Monat und Mitarbeiter nicht übersteigen. Hier ist bei der Abwicklung darauf zu achten, wie Kosten behandelt werden, die für die Auszahlung der Gutscheine zusätzlich anfallen (z.B. Provisionen, Dienstleistergebühren etc.)

Wichtige Eckpunkte für eine rechtssichere Auszahlung von Gutscheinkarten sind folgende:

• Die 44 Euro sind rechtlich als sogenannte „Freigrenzen“ definiert. Das bedeutet, dass bei Überschreiten dieser Grenze der komplette Betrag steuerpflichtig wird und nicht nur der Betrag, um den die 44 Euro überschritten worden sind.
• Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Zuwendung nicht in Bargeld umgewandelt werden kann. Für Gutscheine bedeutet dies, dass nicht einmal geringe Restbeträge bar ausgezahlt werden dürfen.
• Der steuerfreie Sachbezug kann unabhängig von der Höhe des sonstigen Verdienstes ausgezahlt werden. So können alle Mitarbeiter profitieren, auch Arbeitskräfte, die z.B. als Minijobber oder auf 450 Euro-Basis angestellt sind.
• Arbeitnehmer können die Beträge auch ansparen, d.h. die Gutscheine müssen nicht in dem Monat verwendet werden, in dem sie ausgezahlt wurden. Auf diese Weise können Arbeitnehmer auch größere Beträge sammeln und z.B. für einen Urlaub oder eine sonstige größere Anschaffung ansparen.

Das digitale Gutscheinsystem von LocalBuzz berücksichtigt, natürlich bei der Auszahlung des „steuerfreien Sachbezugs“ die genannten Punkte und bietet sich daher in ganz besonderer Weise an. Ein weiterer Vorteil aus Arbeitgebersicht neben der Mitarbeitermotivation ist dabei, dass er aktiv auf die Standortattraktivität einwirkt.

E-Geld (Zahlungsdiensterichtlinie)
Die Ausgabe digitaler Einkaufs-, Geschenk- oder Stadtgutscheine (ganz gleich welche Bezeichnung gewählt wird) gilt gemäß dem „Gesetz zur Umsetzung der Zweiten Zahlungsdiensterichtlinie“ vom 17. Juli 2017 formal als E-Geld. In §1 Abs. 1 heißt es dazu:

„…E-Geld ist jeder elektronisch […] gespeicherte monetäre Wert in Form einer Forderung an den Emittenten, der gegen Zahlung eines Geldbetrags ausgestellt wird, um damit Zahlungsvorgänge im Sinne des § 675f Absatz 4 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs durchzuführen, und der auch von anderen natürlichen oder juristischen Personen als dem Emittenten angenommen wird.“

Diese Definition trifft auf die Ausgabe lokaler Geschenkgutscheine zu. Allerdings formuliert das Gesetz nun auch Ausnahmefälle unter dem Zusatz konkreter Wertgrenzen. Ausgenommen gemäß §2 Abs. 1 Nr. 10 a) sind demnach:

„Dienste, die auf Zahlungsinstrumenten beruhen, die a) für den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen […] innerhalb eines begrenzten Netzes von Dienstleistern im Rahmen einer Geschäftsvereinbarung mit einem professionellen Emittenten eingesetzt werden können, …“

Wichtig ist schließlich die Berücksichtigung von §2 Abs. 2, denn:

„überschreitet der Gesamtwert der Zahlungsvorgänge der vorangegangenen zwölf Monate den Betrag von 1 Million Euro, hat es diese Tätigkeit der Bundesanstalt anzuzeigen und in einer Beschreibung der angebotenen Dienstleistung anzugeben, welche Ausnahme […] in Anspruch genommen wird. Auf Grundlage dieser Anzeige entscheidet die Bundesanstalt, ob die Voraussetzungen […] vorliegen. Entspricht die Tätigkeit des Unternehmens nicht den Voraussetzungen […], setzt die Bundesanstalt es hiervon in Kenntnis.“

Wir haben bei der Entwicklung unseres LocalBuzz-Systems berücksichtigt, dass Sie als Betreiber des digitalen Gutscheinsystems die Anforderungen an einen „professionellen Emittenten“ erfüllen. Bei einer potenziellen Begutachtung durch die BaFin begleiten wir Sie selbstverständlich intensiv. So können Sie transparent und sicher Auskunft geben. Ein wichtiges Augenmerk der BaFin liegt regelmäßig auf den Gefahren der Geldwäsche und Terrorfinanzierung. Wir haben verschiedene Mechanismen eingebaut, um diese Tatbestände möglichst zuverlässig aufspüren zu können.